企業如何保護自己的商業祕密的

企業如何保護自己的商業祕密?

(一).傳真機使用與商業祕密保護

1、企業高級管理人配備專用傳真機。因為，高級管理人員一般會有單獨辦公房間，而其他不相關人員不能隨意進入其房間，這樣，對方在傳真時，企業高級管理人員就可以直接收到傳真，不需要經過其他中間環節。有時，高級管理人員會讓祕書收發傳真，但是，對於企業核心商業祕密的文件，我們認為企業高級人員宜直接收發，減少信息傳播的不必要環節。

2、等候收發傳真。許多公司職員直接將傳真內容傳給對方，也不事先通知對方，事後也不確認。即使自己公司的高級管理人員配備了專用傳真機，但是，對方很可能是將傳真機放在企業公用部位的，如果未經通知直接發傳真，那麼，該傳真件內容很有可能會被對方公司不相關的人員知悉，因此，對於載有企業祕密信息的傳真件，應與對方負責人事先聯繫，要求其親自或安排人員等候傳真件輸出。若對方要向自己公司傳真的，應事先要求對方，在傳真前進行傳真確認，讓自己公司安排人員等候輸出。在輸出完畢後，應與對方確認頁數及內容，避免對方因傳真機意外中斷而誤以為傳真完畢，之後繼續傳真而無人等候輸出。傳真機有時也會發生卡紙之類的情況，此時，一定要將傳真的壞頁也一起帶走，因為壞頁上也可能有部分傳真件內容，不能遺棄。

3、安排行政人員收取傳真。若企業採用將傳真機集中置於公共地方的，為防止傳真件內容被來往經過的其他不相關人員知悉或其他來收發傳真的人員知悉，企業應將傳真機放置於近靠行政人員的地方，並要求行政人員如有傳真件傳過來，應立即收取好傳真並交給傳真件收件人，這樣可以最大限度地減少傳真件中間不必要環節。

4、傳真時不可離開。有時傳真人員因工作很忙，看到傳真頁數很多而傳真速度又很慢，所以，在啟動傳真後就直接去忙自己的工作了，估計差不多快傳完了再過來;有的人在下班時啟動傳真，因不願在傳真機旁等候傳真完畢就下班了，第二天上班時把傳真件拿走。由於傳真中間，傳真人員不在現場，已傳的傳真件會散亂在桌面上，其他不相關人員經過或來收發傳真會無意中看到傳真件的內容，導致泄密，而且此時很難知道泄密事實的發生。因此，即使傳真件內容比較多，傳真人員也不可中途離開，以免發生泄密事件。

5、對於企業重要祕密文件可以採用親手交付。通過傳真件傳真載有企業祕密的文件，但仍有泄密的可能，如今科技已高度發達，傳真過程中也有可能其傳真內容被第三方惡意竊取，因此，企業對一些重要文件，不通過傳真形式，而採用親手交付，可以更好地確保企業祕密信息的萬無一失。

(二).打印機使用與商業祕密保護

1、配備專用打印機。對掌握企業商業祕密的人員特別是企業高級管理人員，配備專用打印機，可以避免打印文件內容被他人知悉。由於信息一旦被不相關人員知悉，就不像電腦刪除文件一樣簡單了，很可能這一信息就會成為要挾公司的砝碼或競爭對手的有利武器。

2、若企業給掌握商業祕密的所有人員全部配備打印機有困難，可以將這些掌握商業祕密的人員的打印機與普通員工的打印機分開，並放置於單獨房間。這樣可以儘可能的減少不相關人員接觸到商業祕密。同時，如果在該房間內配備攝像頭，那麼，即使商業祕密被不相關人員知悉，也容易查出，這樣，對誤知悉企業商業祕密人員有警示作用。

3、若使用公用打印機，先查看公用打印機邊是否有不相關人員，若沒有，在開始打印後，應立即親自到打印機旁等候。若有多份文件，多次點擊打印會有一定等候時間，宜分別打印。若不願親自去等候打印輸出，也可以讓身邊親近的人替你去等候輸出，並告知其保密。對於一些不是很急的文件，也可以選擇在中午休息時間或其他人尚未上班或已下班後打印。

4、有時，打印機會因缺紙而無法正常輸出或出現故障，打印人員對這一情況不可置之不顧，應查明原因，確保不使載有商業祕密的文件失控。因為要是打印人員忽略了這一細節，在重新添加紙張或修復後，文件很可能被輸出，這時，泄密的危險很高。有些打印人員因文件修改而多次打印，千萬要將廢棄的打印文件一併收回，不可遺留在打印室或隨意拋棄。

5、對廢棄的打印紙不要重複利用。許多企業為了節約，往往使用打印過的紙的背面重複打印，並且有的企業的高層帶頭使用打印紙背面進行重複打印，企業員工也往往以節約用紙為榮。節約固然是一種好習慣，但節約不當，會給企業造成重大損失。各部門的打印件可能包括客户信息，業務往來信息，財務信息，技術合同信息及其他各式各樣的祕密信息，這些都是公司重要的祕密，讓不相關的人員知悉會增加泄密的風險。因此，企業應明確規定並要求員工不得用企業廢紙重複打印。

(三).電腦使用與商業祕密保護

1、設置電腦進入密碼。無論是台式電腦還是手提電腦，許多員工包括管理人員，經常在下班後或外出時，將電腦放在公司裏，這樣，若有不正當想法的員工或其他人，就有可能偷偷打開電腦，查看、拷貝電腦裏的商業祕密。因此，存儲商業祕密的電腦不設置進入密碼會讓竊密分子如入無人之境。所以，為了避免他人擅自使用自己電腦而造成泄密，因此，建議企業對所有電腦特別是掌握企業商業祕密的人員的電腦設置密碼，這樣，其他人即使啟動了該電腦，也無法正常進入。還有一種情形企業也應注意，即有的人會暫時離開自己的電腦，有的人會因一時疏忽而忘了關電腦，即使設置了開啟密碼，他人仍可在這一時間段內進入該電腦。筆者就曾處理過這樣的一個案件，有一大公司的銷售部經理下午有應酬外出了，但忘了關閉電腦，晚上，一位內部員工用光盤刻錄機刻錄了其工作電腦中的包括產品設計在內的大量商業祕密。為了防止這一情況，應設置定時鎖定電腦程序，即電腦處於不使用狀態經過一定時間，電腦會自動閉屏，若要再次使用，電腦會自動要求輸入密碼，這樣，即使暫時離開電腦或因其他原因而未關電腦，電腦在經過一定時間後將處於閉鎖狀態，他人無法進入該電腦，這樣，可以避免竊密者利用這一時間竊取商業祕密。

2、設置文件進入密碼。為了防止企業祕密電子文件被不相關人擅自打開或被竊取等，可以設置文件密碼。其作用是凡是要打開此文件，必須輸入密碼，這樣，即使該文件被他人竊取或在傳輸過程中被不相關人獲取等，也不能知悉該文件中的商業祕密內容。

3、設置文件禁止複製。當企業的商業祕密文件存儲電腦中不希望被他人複製時，可以設置禁止複製。這種做法，特別適用於企業高級管理人員及企業存儲的重要商業祕密。有些商業祕密內容多且很詳盡，單憑頭腦是無法記憶的，因此，即使有人在很短時間裏草草看了一下，也不能記住全部內容。如果設置了禁止複製，那麼，該文件裏的商業祕密就不容易被泄露。企業對哪些文件設置禁止複製應有所選擇，不宜任意擴大禁止複製的文件範圍。

4、拆除軟盤、USB接口及光盤刻錄等。現在，商業祕密泄密的重要途徑就是用U盤等直接從電腦中拷貝出來帶出公司，並且不易被發覺。因此，企業應根據內部工作需要，對凡是不需要上述外接設備的工作人員的電腦，將有關接口予以拆除，防止有人通過上述方法竊取商業祕密。

5、電腦內容清除。企業經常會有人員流動，比如工作調動，從一部門到另一部門，也可能是員工離職而聘用新員工，因此，單位經常會將以前使用過的電腦安排給員工使用，這可能會泄露商業祕密。因為在使用過的電腦裏可能有大量的客户來往信息等商業祕密，如果不予以全部清除，那麼後面的員工一般都會帶着好奇的心理仔細查看該電腦裏的所有文件，這樣，商業祕密會增加被泄密的風險。因此，凡是給員工安排工作電腦的，只要不是新電腦，務必要讓企業內懂電腦的工作人員清除該電腦中前員工遺留的所有不必要的信息。

6、設置內部網絡應避免包含商業祕密信息。許多企業都設置了內部網絡，員工可以便利地獲得企業固定格式的材料、經驗等，但是，許多企業將公司的客户詳細信息等也放在內部網絡上，而且也有其他掌握商業祕密的人員為了避免其工作電腦出現意外而將商業祕密信息在內部網絡的個人文檔中存儲，這是很危險的。這樣，其他員工很容易通過內部網絡獲得企業的商業祕密，所以，企業應做到，涉及企業商業祕密的不要放在內部網絡上，同時也應教育員工不要將包含商業祕密的文件存儲在內網上。

7、安裝電腦操作歷史記錄程序。安裝這一程序的作用是可以保留該電腦中所有的操作的歷史記錄。如果該電腦中的商業祕密文件被竊取或被他人查看等，就可能通過該歷史記錄來反映何時被竊取或竊看等信息，這樣有助於發現商業祕密泄密事實與查出事實真像，並且還可以作為證據使用。

(四).網絡使用與商業祕密保護

1、涉密計算機不上網。如今，黑客技術已經達到通過網絡偵訊到聯網的計算機內的硬盤上的信息，因此，涉密計算機上網，會非常危險。所以，企業應將存儲企業的具有核心競爭力的商業祕密及具有重要經濟價值的商業祕密的計算機單獨置放，不要聯接互聯網。對於一般的商業祕密，相關人員應注意，若要上網，應事先用U盤等將商業祕密文件全部複製出來，在將計算機內所有商業祕密信息全部刪除後再上網。這樣，通過涉密信息不上網，上網信息不涉密，防止黑客通過間諜手段竊取企業商業祕密。

2、限制網絡聊天，禁止安裝攝像頭。很多員工在工作時間喜歡上QQ、MSN等進行網絡聊天，由於上述網絡聊天都有即時發送文件功能，容易將企業商業祕密通過網絡聊天途徑泄密，因此，為減少商業祕密泄密的危險，企業應禁止普通員工進行網絡聊天。當然有些企業，需要通過MSN聯絡業務等，企業可以允許特定員工使用 MSN，這樣既可以有效保護商業祕密，也可以不影響企業業務發展。企業應禁止安裝攝像頭，因為通過攝像頭不但可以將企業內部的經營活動全部暴露給競爭對手，而且也可以通過直接對準載有商業祕密的文件而泄密。

3、禁止擅自下載、安裝與工作無關的程序。由於有些程序會帶有間諜軟件，若擅自下載與工作無關的程序，很可能不經意間就被安裝了間諜軟件，所以，為保護商業祕密，員工不得下載與工作無關的程序。

4、通過網絡監控，監視企業內所有計算機信息傳播情況。通過網絡發送信息的途徑很多，有前面提到的QQ、MSN等，最常見的就是電子郵件。如今企業泄密的重要途徑就是通過電子郵件實現的。因此，企業通過監視內部員工的電子郵件，可以最大限度的防止商業祕密泄密。但是，電子郵件涉及到個人隱私及通信自由的法律問題，企業處理不當，不但會引發員工的對立情緒，而且還可能被認定為侵權，所以，企業實施網絡監控務必要採取正確的方法。首先，應明確告知員工網絡監控情況，讓員工對公司的網絡監控予以認可與理解，同時，也可以證明企業主觀上不具有過錯。其次，為員工提供工作電子郵箱，並要求員工一律通過工作郵箱收發郵件，企業有權隨時檢查，並要求員工不要使用工作郵箱收發個人郵件。若需收發個人郵件，要求其通過個人郵箱。因工作郵箱是企業為工作目的而設立，並且利用的是企業的資源，從法理上講，企業應有權作出上述要求。因此，企業通過網絡監控，可以瞭解企業內部信息傳播的情況，同時，也具有事先約束員工保守商業祕密的效果。

5、採取加密措施。對於員工使用網絡傳輸涉及商業祕密的文件時，應使用加密計算機程序，取得解密鑰匙。信息的被送達人享有該鑰匙，進行解密，而取得信息。這種措施對於傳送文件、信息途中的竊取、竊聽，以及員工因過失按錯送達對象按鈕，都可以有效保守祕密。

(五).人才與商業祕密保護

1、簽訂競業限制協議。簽訂競業限制的目的是為了防止離職人員使用其掌握的商業祕密與企業進行競爭。但是，企業對於簽訂競業限制有諸多誤解，認為只要規定在離職後一定年限內不從事與企業競爭的事業就萬事大吉了，而不約定補償金，其實不然。合同應遵循公平、合理的原則，企業若單方面限制離職人員的就業權，而離職人員未從這一義務中得到任何權利，那麼，這一規定是不公平的，在實踐中，法院一般會認定這樣的競業限制協議無效。既然這樣的約定無效，當然不能起到防止商業祕密泄露的作用。另外，有些企業在員工離職時才要求與其簽訂競業限制協議，這種做法不利於保護商業祕密。因為離職往往有多種原因，有些員工已與企業產生了矛盾，所以，此時，離職員工一般不會與企業再協商簽訂競業限制協議。所以，企業應與離職員工簽訂一份合法有效的競業限制協議，同時，應選擇在企業錄用該離職員工或該離職員工開始掌握企業商業祕密時簽訂競業限制協議，避免競業限制協議無效或無法達成協議而使商業祕密泄露。

2、企業應做到感情留人、事業留人、待遇留人。企業首先應重視人才;人才一般都有強烈的自我實現的要求，因此，企業應為人才充分發展提供良好的環境;同時，企業應不斷提高人才的待遇，運用經濟槓竿留住人才。有些企業不斷有掌握企業商業祕密的人才流失，而企業沒有及時對其自身進行反思，這是很可惜的。因為，從保護商業祕密的角度而言，留住了人才，實際上就是在保護企業商業祕密。

3、簽訂長期勞動合同。勞動合同長期化，可以使關鍵員工產生收益長期化的預期，使得關鍵員工願意長期留在企業，為企業服務。因此，簽訂長期勞動關係合同，有利於建立長期穩定的勞動關係，而長期穩定的勞動關係可以實現保護商業祕密的作用。

4、使人才成為企業股東。這一方法是通過讓商業祕密的發明人，接觸、掌握商業祕密的關鍵員工擁有企業部分股權，成為企業的股東，使之與企業形成榮辱與共、休慼相關的命運共同體。這些人才由於本身就是企業股東，從切身利益出發，一般不會泄露企業商業祕密。