中國銀行業監督管理委員會關於加強銀行檔案工作的意見

中國銀行業監督管理委員會關於加強銀行檔案工作的意見

為切實加強新形勢下的銀行檔案工作，更好地適應銀行改革發展的需要，為銀行各項工作提供有效服務，現就加強銀行檔案工作提出如下意見。

頒佈單位：中國銀行業監督管理委員會(已撤銷)

文       號：銀監發[2007]45號

頒佈時間：2007-05-15

實施時間：2007-05-15

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規範性文件

一、以“三個代表”重要思想為指導，貫徹落實科學發展觀，充分認識做好新形勢下銀行檔案工作的重要意義

各級銀行檔案部門要以“三個代表”重要思想為指導，貫徹落實科學發展觀，為銀行自身發展和構建和諧社會提供有效服務。銀行檔案是銀行經營管理活動的直接歷史記錄，既是銀行的有形資產和無形資產，也是銀行的核心信息資產。銀行檔案工作是國家檔案工作的一個重要領域，是我國檔案事業的重要組成部分;銀行檔案工作與銀行各項經營管理活動緊密相連，相互作用、相互影響，是銀行內部管理的基石。推動銀行檔案工作與銀行各項工作協調發展，對提高銀行科學管理水平，完善現代金融企業管理制度，提升銀行競爭能力，構建社會信用體系和和諧社會，促進企業文化建設都具有重要意義。

做好銀行檔案工作不僅是銀行自身改革發展的需要，而且是銀行業不斷適應市場化、國際化的需要。當前，金融體制改革不斷深入，國有商業銀行正在積極推進綜合改革，通過加快處置不良資產、充實資本金、股份制改造和上市等途徑，完善公司治理結構，健全內控機制，建設具有國際競爭力的現代股份制銀行。銀行檔案工作要緊跟銀行改革發展的步伐，以銀行各項業務發展到哪裏，檔案工作就延伸到哪裏為原則，特別是要圍繞銀行中心業務工作，服務銀行重點任務，使銀行檔案工作與各項工作協調發展。

二、進一步加強銀行檔案工作領導，強化檔案工作監督指導職能

隨着銀行管理體制改革的不斷深入，一些銀行逐步建立和完善了與其經營管理體制相一致的檔案工作管理體制，對本行檔案工作實行了垂直管理體制。“統一領導、分級管理”是我國檔案工作的基本原則，這一原則同樣適用於銀行檔案工作領域。各總行檔案工作要在國家檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調、監督和指導下進行。各總行要把對本系統檔案工作的監督和指導列入總行有關部門的職責範圍，加強對檔案工作的領導。各級銀行檔案部門要認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，負責對本行各類檔案的集中管理，積極為銀行各項經營管理活動提供檔案服務，並接受同級檔案行政管理部門的執法檢查;各總行要建立健全本系統檔案工作規章制度，統一檔案工作標準，對分支機構檔案工作進行監督和指導，並組織本系統檔案工作經驗交流、學術研討及檔案人員的培訓等工作，定期開展銀行檔案工作綜合或專項業務檢查;各總行要加強對境外分支機構檔案工作的監督指導和檢查工作，將境外分支機構的檔案工作納入工作範疇，按照《國家檔案局關於加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》的要求，積極開展境外分支機構的檔案工作。通過檔案工作機制創新、制度創新、管理手段創新，加強對銀行檔案工作的領導，對銀行檔案工作監督到位，措施到位。

三、進一步健全銀行檔案工作機構，不斷加強銀行檔案工作力量

銀行檔案工作機構是銀行檔案工作得以正常開展的體制和機制保障。沒有健全的檔案工作機構，就沒有健全的檔案工作。按照《商業銀行法》，商業銀行由總行實行一級法人管理，按現代企業制度的要求對分支機構實行垂直管理。銀行檔案工作要順應銀行管理體制改革的要求，進一步理順銀行檔案工作管理體制，使銀行檔案工作在銀行改革與發展過程中得到切實加強。各銀行要高度重視，從實際出發，因地制宜，在總行、分行建立適應檔案工作發展的獨立檔案工作機構，在支行建立相對獨立的檔案工作機構，切實履行檔案工作監督指導和檔案保管利用兩種職能。各銀行要從戰略的高度、以長遠的眼光認真解決銀行檔案工作人員不足、隊伍不穩的問題，為銀行檔案工作的發展和各項工作的順利進行提供支持與保障。要根據各自工作現狀、檔案數量等情況，在總行、分行檔案部門配備相應數量的專職檔案工作人員，並確保檔案人員的相對穩定，逐步改變銀行大多數檔案人員身兼數職、調換頻繁的狀況。

四、進一步加強銀行檔案基礎業務建設，不斷提高銀行檔案綜合管理水平

我國銀行檔案不僅數量大、內容豐富，而且門類多、專業性強。隨着銀行管理體制改革與銀行業務的不斷拓展，銀行業務逐步由分業經營轉向綜合經營，銀行檔案的類型、載體形態更加複雜多樣，使銀行檔案基礎業務建設既有傳統內容，又增加了新的對象。各銀行檔案部門要狠抓銀行檔案綜合管理，適時跟蹤新型業務、新型載體的檔案形成情況，將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的範疇，實現從注重文書檔案管理到文書檔案和業務檔案管理並重的轉變。不僅要重視銀行傳統的文書、會計、科技、人事等檔案的管理，而且要重視銀行負債業務、資產業務、中間業務、國際業務、內部控制與稽核、風險等各種業務檔案的管理。要根據銀行當前工作需要和發展趨勢，認真分析研究、科學劃定並適時調整銀行檔案的收集範圍，把具有保存價值、應該歸檔的文件材料收集齊全。要避免銀行內部機構檔案管理各自為政、分散管理的現象，做到檔案工作統籌協調，檔案實體相對集中保管，檔案信息高度集中管理，統一標準、統一制度、統一監督指導。要科學整合銀行內部各類檔案信息資源，實現檔案信息資源的集中統一管理，以充分發揮檔案信息資源整體優勢。

各銀行要認真開展對已超過保管期限檔案的鑑定工作，在各行主管檔案工作的負責人主持下，成立有本行領導、檔案部門和有關業務部門參加的檔案鑑定機構，積極開展檔案鑑定工作。對經鑑定確無保存價值的檔案登記造冊，按程序經各行負責人批准後銷燬。

五、進一步加強銀行檔案基礎設施建設，不斷改善檔案安全保管條件

目前，我國各商業銀行檔案庫房十分緊張，上自總行，下至分支行，檔案庫房面積大都難以滿足日益增長的檔案保管需求。特別是一些商業銀行的檔案不再向當地國家檔案館移交，使銀行檔案庫房緊張的狀況日益突出。為了確保檔案的安全保管，各級銀行都要採取切實可行的措施，加大對檔案基礎設施的投入，統籌規劃，合理安排，按照國家對檔案安全保管的要求，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫房，同時配置必要的設施設備，採取防火、防盜、防蟲、防黴、防光、防塵、防水(潮)、防有害氣體等措施，不斷改善現有檔案保管條件，滿足一定時期內檔案數量增長的需要，確保檔案實體的絕對安全。同時，還要高度重視銀行檔案信息化建設過程中檔案信息網絡、操作系統、檔案數據庫的安全防護，採取各種有效措施，確保檔案信息的安全。

六、進一步推進銀行檔案信息化建設，積極開發檔案信息資源，不斷提高檔案服務水平

信息化是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措，各銀行要在現有的檔案信息化建設成果基礎上，適時引進、應用新的信息技術成果，不斷提高檔案信息化建設水平。一方面要認真做好原有紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，本着既積極又穩妥的原則，論證制定切實可行的工作方案，推動檔案數字化工作的規範、有序進行;另一方面要進一步深入研究電子文件歸檔和電子檔案管理相關問題，確保信息技術條件下各類檔案得以全面收集、安全保管、有效提供利用。各銀行要按照國家有關電子文件歸檔及管理規範、檔案數字化技術規範等技術標準，統一本行系統檔案數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，有效推進多形式多層次的檔案信息共享平台建設，建立檔案信息化建設的長效發展機制。

開發檔案信息資源，為銀行各項工作服務，是提高銀行檔案工作地位，促進銀行檔案工作不斷髮展的有效途徑。各銀行檔案部門要積極以各種形式和途徑積極主動地開發銀行檔案信息資源，為銀行的改革發展服務。要樹立主動服務意識，努力提高銀行檔案工作質量，圍繞銀行中心工作，主動開展服務;要樹立超前服務意識，密切關注銀行當前和今後的發展，有預見性地開展服務;要樹立時效服務意識，善於快速捕捉有用的信息，及時找準服務的切入點，提供有效服務。

七、進一步加強銀行檔案隊伍建設，不斷提高銀行檔案工作者的綜合素質

各銀行要大力加強檔案隊伍建設，全面提高銀行檔案工作者的綜合素質，增強銀行檔案隊伍的凝聚力、戰鬥力。一方面，要努力提高銀行檔案隊伍的政治素質，使銀行檔案工作者自覺以“三個代表”重要思想和科學發展觀武裝頭腦、指導實踐，自覺執行黨的基本路線、方針、政策和國家法律法規，弘揚求真務實、埋頭苦幹、無私奉獻、艱苦拼搏的工作作風。另一方面，要努力提高銀行檔案工作者的業務素質，適應新形勢下銀行檔案工作的需求，掌握銀行檔案工作的方法和規律，不斷提高業務能力。要採取多種形式，充分利用和發揮銀行信息科技資源優勢，加大檔案教育培訓力度，立足當前，着眼長遠，瞄準現代技術的應用與發展，不斷實現銀行檔案工作人員的知識更新，提高檔案人員的崗位適應能力和對相關新技術的掌握程度。要運用激勵機制，激發銀行檔案工作者的積極性、主動性和創造性，通過他們積極努力的工作，推動銀行檔案工作的不斷創新和可持續發展。

面對新時期、新形勢給銀行檔案工作帶來的新問題、新課題，銀行檔案部門要認真貫徹《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，在總行的領導下，從檔案工作的實際出發，認真研究，提出具體的應對策略，制定具體的解決措施，使銀行檔案工作在新的形勢下持續、健康地向前發展。

二○○七年五月十五日