公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
第一條 設立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規範化，對電子文件的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經營與發展提供服務，特制訂本辦法。
第二條 負責部門
電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導與監督。部門領導統一協調，指定專門人員負責，保證管理工作的連續性。
第三條 電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1．收集方法
（1）及時按照要求製作備份。
（2）需在登記表中登記。
（3）登記表應與備份一同保存。
（4）登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。
（5）電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。
2．具體收集流程
（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，由______確定是否保留。
（2）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件建立準確、可靠的標識關係。
（3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應採取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲於能夠脱機保存的載體上，並對有檔案價值的電子文件製作紙質等硬拷貝件保留。
（4）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應註明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，應將相關軟件一併收集。
（5）用計算機輔助設計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
（6）用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。
二、電子文件的歸檔
1．電子文件的整理
電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。
2．電子文件的歸檔
（1）歸檔時間
邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。
（2）歸檔檢測與鑑定
在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。並進行有效性和完整性的鑑定。
（3）歸檔過程
A把帶有歸檔標識的電子文件集中，製成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閲使用。
B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標籤，標籤內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境。
C將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他説明等一同歸檔並附歸檔電子文件登記表。
3．其他注意事項
（1）應明確規定歸檔時間、歸檔類型、相關軟件、版本、保存期限、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關説明及描述上保持一致。
（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一併歸檔。
第四條 電子檔案的管理
電子文件歸檔後按有關規定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：
1．電子文件檢驗
歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到_____％。與紙質檔案同時保存的電子檔案可採取抽樣檢驗的方法，樣本數不少於總數的_____％合格率應達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續；核實登記表、軟件、説明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領導，並重新制作。
2．電子文件保管
電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
（1）歸檔載體不得擦、劃、塗等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
（2）環境温度選定範圍：℃—__________℃；相對濕度選定範圍：___％—___％。
（3）存放時應注意遠離強磁場，並與有害氣體隔離。
3．電子文件抽樣檢查
每滿____年，對電子檔案的形成和管理設備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低於_____％，如發現問題應及時採取恢復措施。定期檢驗結果，應填入電子檔案管理登記表。
4．電子文件的利用
利用時使用拷貝件，要遵守保密規定。利用者對電子檔案的使用應在權限規定範圍之內。
5．電子文件的銷燬
電子檔案的銷燬，應在辦理審批手續後，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷燬時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷燬並在網絡中徹底清除。
第五條 附則
本辦法經_____核准後實施，增設修訂亦同。
本辦法最終解釋權歸本公司。
