省、自治區、直轄市郵電檔案館接收檔案的暫行規定

省、自治區、直轄市郵電檔案館接收檔案的暫行規定

省、自治區、直轄市郵電檔案館接收檔案的暫行規定在１９９０年２月１日由郵電部發布，為了做好省、自治區、直轄市郵電檔案館接收檔案進館的工作，制定本暫行規定。

頒佈單位：信息產業部(含郵電部)(已撤銷)

文       號：暫無信息

頒佈時間：1990-02-01

實施時間：1990-02-01

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規範性文件

一、接收檔案範圍
（一）基建檔案（包括引進項目）
１．一級通信幹線基建項目檔案（其正本進省郵電檔案館，副本移交郵電部檔案館）；
２．二級通信幹線基建項目檔案；
３．部管基建項目（含國家大、中型項目）檔案（其正本進省郵電檔案館，副本移交郵電部檔案館）；
４．省管基建項目檔案。
（基建檔案接收的文件材料見附件一）
（二）技術改造檔案（包括引進項目）
１．一級通信幹線技術改造項目檔案（其正本進省郵電檔案館，副本移交郵電部檔案館）；
２．二級通信幹線技術改造項目檔案；
３．部管重點技術改造項目檔案（其正本進省郵電檔案館，副本移交郵電部檔案館）；
４．省管技術改造項目檔案。
（技術改造檔案接收的文件材料見附件一）
（三）科研檔案
１．國家和部定科研課題檔案；
２．省定科研課題檔案；
３．獲國家、部（省）技術進步成果獎的科研檔案。
（科研檔案接收的文件材料見附件二）
（四）產品檔案
獲國家、部（省）創優產品獎的檔案。
（產品檔案接收的文件材料見附件三）
（五）設備檔案
設備檔案不進館，由使用單位保存。但要建立全壽命設備檔案。
（六）文書檔案
在國家檔案館網規劃頒佈之前，接收省局機關保存的永久、長期檔案及其直屬單位保存的永久檔案。
（七）會計檔案
在國家檔案館網規劃頒佈之前，接收省局機關及其直屬單位保存的永久檔案。
（八）接收省內撤銷單位的全部檔案。
二、接收檔案標準
（一）整理
１．進館檔案必須以全宗為單位進行整理，分階段移交。
２．凡需要進館的各種門類和載體的檔案，均應收集齊全，經過整理，按規定向省郵電檔案館移交。
（二）分類
全宗內的分類，前後必須一致，不能隨意變更。一般要求文書檔案按年代一組織機構（或問題）分類，基建檔案按項目分類，科研檔案按課題分類，產品檔案按型號分類。
（三）鑑定
凡進館的檔案要進行鑑定，正確劃定保管期限，確實具有永久、長期保存價值的檔案方可進館。
（四）組卷
以文件的自然形成規律和保持其內部歷史聯繫為原則，靈活運用六個特徵，並按照文件的不同價值、數量進行組卷。具體要求：
１．同一問題、同一項目、同一科研課題、同一產品型號文件材料，正件與附件、正本與底稿、請示與批覆，文字與相關圖表均應立在一起。
２．錄音帶、錄像帶、影片、照片等不同載體的檔案，應視其內容與相關文書，統一整理、編目，分別存放，並在案卷目錄和卷內目錄上註明互見號，以保持相互聯繫和便於查找利用。
３．案卷厚度，一般不超過二釐米。
（五）卷內文件排列
每個案卷裏的文件，需要進行系統化排列，保持文件之間的聯繫，使卷內文件形成一個有機的整體。一般可按時間順序或重要程度排列。
１．文書檔案的文件材料一般應是批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前、定稿在後。非訴訟案件結論性文件在前、依據性文件在後；圖文混合的文字在前、圖樣在後。
２．科技檔案的文件材料，文字材料與文書檔案相同；圖紙按固有的編號順序排列。
（六）編寫頁號、件號
１．裝訂的案卷，依次編寫頁號。頁號應統一編在文件材料正面的右上角和背面的左上角；聲像材料應在裝具上逐件編號；科技檔案的文件材料和圖紙正面在右下角，背面在左下角編寫。
２．不裝訂的案卷，要逐件編件號，並按份裝訂。編號位置在每件首頁的右上角。件號應包括全宗號、目錄號、卷號和件號（見附件四略）。
（七）填寫卷內文件目錄
進館檔案必須全部填寫卷內文件目錄（見附件五略）。卷內文件目錄可打印或用鋼筆填寫，要字跡工整、清晰。對文件標題不要隨意更改和簡化；沒有文件作者、標題和年月日的文件，應儘量考證清楚，外加“〔 〕”號；會議記錄應寫明某次會議和時間。
（八）填寫卷內備考表
每卷卷末要附上備考表（見附件六略），填寫需要説明的問題。立卷人、檢查人應在備考表上簽字，並寫明日期，以示負責。
（九）填寫案卷封面
１．卷皮使用國家檔案局規定的統一格式的卷皮。
２．卷皮封面項目（見附件七略）要填寫齊全，用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。檔號中的全宗號不填寫，目錄號和卷號均由移交單位填寫清楚。
３．案卷標題要簡明確切地反映卷內文件內容，一般應包括作者、問題、名稱三部分，文字應力求簡煉、明確。
（十）案卷裝訂
案卷用線繩採用三孔一線的方法進行裝訂。裝訂要結實、整齊，不掉頁，不倒頁，不壓字，不損壞文件，不妨礙閲讀。科技檔案圖紙因摺疊過厚時，左側要使用夾板墊平後再裝訂。
（十一）案卷排列
每類案卷一般應按問題、重要程度進行排列，也可按時間、機構進行排列。但各類案卷排列方法上應力求一致，儘量保持案卷之間的聯繫。
（十二）編制案卷目錄
１．編制案卷目錄以全宗為單位，根據分類方案和案卷數量編一本或若干本。文書檔案按年度―組織機構（或問題）分類的，每個年度編一本（也可分幾冊）目錄，給一個目錄號和一個案卷順序號；科技檔案按工程項目、科研課題、產品型號分類的，每一類編一本（也可分幾冊）目錄，給一個目錄號和一個案卷順序號。
２．文書檔案的案卷目錄和科技檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，均隨檔案一同進館（一式三份）。
３．案卷目錄應有封面（見附件八略）、説明（案卷數量、分類原則、整理情況、存在問題）、目次、簡稱與全稱對照表、案卷目錄表（見附件九略）。
４．案卷目錄上的項目要填寫齊全。案卷目錄上的標題要和案卷上的標題完全一致。
（十三）編寫單位和全宗歷史考證
１．單位歷史：成立的時間、原因，撤銷的時間、原因，單位的性質、任務、職權和隸屬關係及其演變，內部機構和直屬單位的設置及其演變，單位負責人的姓名。
２．全宗歷史：檔案的數量、完整情況、檔案的分類原則、整理情況、鑑定情況，檔案有無損壞、蟲吃鼠咬、紙張變質、字跡模糊等情況。
三、接收檔案時間
（一）文書檔案
省郵電檔案館與省局機關檔案室分設的，其永久、長期檔案在省局機關檔案室保存十年後，向省郵電檔案館移交；省郵電檔案館與省局機關檔案室合設的，由省局統籌安排。
省局直屬單位的永久檔案，在本單位保存十年後，向省郵電檔案館移交。
（二）科技檔案
按接收範圍劃定的內容，在項目或課題鑑定、驗收完畢三個月內由建設、科研、生產單位向省郵電檔案館移交。
（三）會計檔案
接收省局機關及直屬單位保存十年後的永久檔案；省郵電檔案館與省局機關檔案室合設的由省局統籌安排。
（四）撤銷單位的檔案由省郵電檔案館與撤銷單位具體商定移交時間。
附件一： 基建技改檔案接收的文件材料
一、依據性文件
（一）已批准項目的建議書、可行性研究報告、計劃任務書、設計任務書；
（二）招標規範書、投標建議書、評標報告的批准文件；
（三）土地徵用批准文件及紅線圖；
（四）各種合同書、協議書。
二、基礎性文件
（一）選線、選址報告及批覆；
（二）地質勘探、地質測繪、水文氣象材料；
（三）供水、供電及市政配套有關的協議、合同。
三、設計方面的文件
設計鑑定、評價及審批文件。
四、施工中形成的文件
（一）施工執照、開工報告；
（二）圖紙會審紀要；
（三）隱蔽工程檢查驗收記錄、圖表、照片等；
（四）單項工程質量檢查、評定記錄。
五、竣工驗收方面的文件
（一）工程質量鑑定文件；
（二）工程質量重大事故、重大缺陷及遺留問題的處理意見；
（三）全套竣工圖；
（四）工程總結報告、竣工報告及驗收文件；
（五）工程決算及審批文件；
（六）工程現場聲像材料。
六、設備及管線安裝施工文件
（一）施工安裝記錄，安裝質量檢查、評定、事故處理報告；
（二）隱蔽工程檢查驗收記錄；
（三）系統調試、試驗記錄；
（四）設備安裝竣工圖；
（五）管線工程總平面圖；
（六）管線特殊處理圖；
（七）管線標高、位置、坡度測量記錄；
（八）中間交工驗收記錄證明、工程質量評定；
（九）竣工報告、竣工驗收文件。
七、引進項目中的涉外文件
（一）詢價、報價、投標文件；
（二）合同、合同附件；
（三）談判協議、議定書；
（四）談判過程中外商提交的材料；
（五）出國考察報告及收集來的有關材料；
（六）國外各設計階段文件；
（七）各設計階段審查議定書；
（八）國外設備存儲、運輸材料；
（九）國外設備材料檢驗材料；
（十）開箱檢驗記錄，商檢及索賠材料；
（十一）國外設備、材料防腐、保護措施材料；
（十二）國外技術人員現場提供的材料；
（十三）人員出國培訓材料。
附件二： 科研檔案接收的文件材料
一、準備階段形成的文件
（一）項目的審批文件、任務書；
（二）可行性研究方案及批准文件；
（三）技術合同書、協議書、委託書；
（四）開題報告。
二、總結鑑定驗收階段形成的文件
（一）課題成果報告或論文、專著；
（二）經濟效益和社會效益證明材料；
（三）決算材料；
（四）成果鑑定意見書、鑑定會議紀要、課題成果批准書、鑑定會參加人員名單。
三、成果和獎勵申報階段形成的文件
（一）成果和獎勵申報材料及審批文件；
（二）專利申請及登記、審批文件。
附件三： 產品檔案接收的文件材料
一、產品開發決策文件
（一）可行性研究報告及批覆；
（二）試製任務書。
二、產品研製鑑定文件
（一）設計任務書；
（二）設計方案及設計文件；
（三）鑑定、審查報告，鑑定小組名單；
（四）鑑定書，生產合格證，定級定型意見。
三、產品生產文件
（一）全套定型圖紙和文件；
（二）全部工藝文件；
（三）技術經濟指標；
（四）產品改進文件；
（五）包裝全套圖樣及技術文件。