農業部、國家檔案局關於加強農村土地承包檔案管理的意見

農業部、國家檔案局關於加強農村土地承包檔案管理的意見

農村土地承包檔案管理是農村土地承包管理十分重要的基礎工作，事關黨的農村土地承包政策的貫徹落實，事關農民土地承包權益的維護保障。長期以來，各級農業和檔案管理部門認真貫徹落實檔案法律法規，積極採取有效措施，加強農村土地承包檔案的收集管理，為做好農村土地承包工作打下了堅實的基礎。但近年來，隨着城鄉一體化和農業現代化進程加快，農村土地承包檔案的保護和管理面臨着許多新情況和新問題，有的地方土地承包和流轉的文件材料未能及時立卷歸檔，存在着丟失危險；有的地方在機構調整和人員變動中檔案移交不到位，存在着遺失問題；有的地方土地承包檔案保管條件簡陋，存在着損毀現象；有的地方土地承包管理不規範，存在着歸檔材料書寫不規範等情況。這既不符合檔案法律法規的規定，又不符合農村土地承包管理規範化、制度化的要求，也給穩定農村土地承包關係並長久不變帶來不利影響。為進一步加強農村土地承包檔案管理工作，現提出如下意見。

頒佈單位：農業部(已撤銷)，國家檔案局

文       號：農經發[2010]12號

頒佈時間：2010-09-20

實施時間：2010-09-20

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規範性文件

一、高度重視農村土地承包檔案管理工作

農村土地承包檔案是在實施農村土地承包、流轉及糾紛調解仲裁過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是貫徹落實黨和國家農村土地承包法律政策的重要歷史見證，是廣大基層幹部和農民羣眾實施土地承包實踐活動的真實記錄，是依法落實和維護農民土地承包權益的重要依據。土地承包檔案如果遺失、損毀或者遭到破壞，將給農村土地承包管理工作帶來重大損失，給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。在城鄉一體化加快發展、新農村建設穩步推進的新形勢下，城鄉建設頻繁徵用佔用農户承包地，農户土地承包狀況時常發生變動;鄉鎮機構改革重組和鄉村區劃調整，土地承包管理機構和人員也發生重大變化。這既擴大了檔案管理的內容和範圍，又增加了檔案管理工作的任務和難度，迫切需要加強農村土地承包檔案管理工作，及時收集歸檔，妥善保管，同時積極開發檔案信息資源，充分滿足各方面的需要。

各級農村土地承包和檔案管理部門要充分認識新形勢下加強農村土地承包檔案管理的重要性和緊迫性，把農村土地承包檔案管理工作納入重要工作日程，切實增強責任意識和憂患意識，加強管理，落實責任，確保農村土地承包檔案的完整與安全，為貫徹落實農村土地承包法律政策，妥善解決農村土地承包經營糾紛，依法維護農民土地承包權益奠定堅實的基礎。

二、準確把握農村土地承包檔案管理原則

農村土地承包管理部門要在檔案行政管理部門的監督和指導下，嚴格執行檔案工作法律法規，切實加強農村土地承包檔案管理，明確管理要求，健全規章制度，落實崗位職責，強化監督檢查。具體工作中要準確把握以下原則：

(一)堅持統一領導。農村土地承包檔案工作是事關黨的農村基本政策、國家農村基本經營制度和農民核心經濟利益的一項十分重要的基礎工作。各級農村土地承包管理部門必須嚴格執行農村土地承包和檔案法律法規和規定，在當地黨委政府的領導下，在檔案行政管理部門的監督指導下，實行統一領導，統一制度，統一標準規範。

(二)堅持分級管理。加強農村土地承包檔案管理是各級農村土地承包管理部門的重要職責，也是農村集體經濟組織和村(居)民委員會的重要任務。各級農村土地承包管理部門是本級農村土地承包檔案的形成機關，也是管護工作的第一責任人，要按照檔案工作的標準和要求，認真抓好本級農村土地承包檔案的收集、整理、保管和利用等工作，並監督、指導和幫助基層特別是鄉鎮土地承包管理機關和農村集體經濟組織、村(居)民委員會加強農村土地承包檔案管理。

(三)堅持集中保管。農村土地承包檔案是各級農村土地承包管理部門檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須由檔案形成單位集中保存，科學管理，不得分散。各級農村土地承包管理部門，特別是縣級農村土地承包管理部門和鄉鎮農村土地承包管理機關，要按照國家有關規定，配備檔案管理設施設備，改善檔案保管條件，確保農村土地承包檔案有專人管理、有專櫃存放、有專用檔案室保管。

(四)堅持科學分類。農村土地承包管理工作形成的歷史記錄種類繁多、內容豐富。一般可分為：文書(綜合)類、合同類、確權登記類、糾紛調處類等。各單位在收集、整理並形成檔案過程中，要根據本部門、本單位的職能分工和工作實際，本着工作需要和使用方便的原則，科學分類，建立分類歸檔制度。

三、建立健全農村土地承包檔案管理制度

依據農村土地承包和檔案管理法律政策規定，加快建立健全土地承包檔案管理各項制度，確保土地承包檔案內容真實有效、信息完整、實體安全。

(一)明確歸檔範圍。農村土地承包應歸檔的材料主要包括：各種會議材料、文件、規劃、方案、報告、檢查記錄、計劃總結、統計彙總材料和電子聲像材料等，由主辦單位歸檔保存;承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記申請書、土地承包經營權登記簿、土地承包經營權空間位置圖、土地承包情況彙總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核准文件、登記台帳、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等，由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包(流轉)合同、承包土地調整方案等檔案材料，由鄉鎮人民政府農村土地承包管理機關歸檔保存;土地承包工作小組名單、土地承包方案、承包土地調整方案、村民會議或村民代表會議關於土地承包問題的決議(意見)和會議記錄、土地承包台帳、土地承包(流轉)情況統計表、土地承包(流轉)合同及備案(同意)的原始材料、土地轉讓(互換)申請書、土地流轉委託書等檔案材料，由村(居)民委員會或農村集體經濟組織歸檔保存;土地承包問題信訪、調解仲裁土地承包經營糾紛形成的原始記錄及調處文書等文件材料，由受理機關和單位歸檔保存。不具備安全保管條件的，應將檔案材料整理後，移交本部門(機關)檔案部門歸檔保存。

(二)明確保管期限。保管期限定為永久、定期兩種。土地承包方案、承包土地調整方案、土地承包台帳、土地承包(流轉)合同、土地承包經營權登記簿及原始材料和文書及空間位置圖、糾紛調解仲裁文書、權屬證明文件及重要聲像材料等應定為永久保管。本機關、本單位政策性文件，重要會議、重大活動、重要業務文件，重要問題的請示與批覆，重要報告、總結、統計、彙總材料，重要合同協議、憑證性文件材料，重要業務問題的往來文書等，也應定為永久保管。上級機關頒發的需要本機關、本單位貫徹執行的文件和一般職能活動形成的一般性、過程性文件可定為定期保管，定期一般分為30年和10年。

(三)注重檔案形成質量。按照檔案管理規範要求，嚴把檔案材料形成關。凡需要歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備;使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案保護的要求;照片、聲像及其他非紙質材料要配以相應的目錄和説明文字，並確保載體有效;重要的電子文件使用不可擦寫光盤，並製成紙質拷貝保存。歸檔材料應為原件，需以複製件歸檔的，應由經辦人核准，並説明理由，註明原件存放處。

(四)規範檔案收集整理。建立健全檔案管理制度，落實崗位職責，加強土地承包檔案的收集整理。已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。文書(綜合)類文件材料，按年度整理歸檔;土地承包(流轉)合同、糾紛調解仲裁案卷、確權和登記檔案材料，按照合同、調解仲裁申請標的和權利人分別整理保管，在相關工作完成後及時歸檔;權屬發生變化時，應及時補充變更材料和原始記錄。整理歸檔後，應編制檔案檢索目錄。

(五)確保檔案保管安全。要把土地承包檔案管理責任落實到崗、到人，根據工作需要配備檔案庫房或檔案專櫃及相應的設施設備，採取各種防範措施，切實做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防污染、防鼠、防蟲黴等工作，確保檔案安全。村組檔案應指定專人進行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鄉鎮代為保管。縣鄉兩級檔案要按照國家有關法律法規規定，在保管一定期限後及時向縣級國家綜合檔案館移交。不具備檔案安全保管條件的單位，可提前移交。涉及國家祕密的，檔案保管和利用要符合國家有關涉密文件檔案管理的規定。

(六)強化檔案利用服務。農村土地承包檔案保管單位應當按照有關規定，為社會提供利用服務。要制定農村土地承包檔案利用管理制度，在提供檔案利用服務時，不得損害國家安全和利益，不得損害社會和其他組織的利益，不得侵犯他人合法權益，不得收取除複製成本費外的其他費用。檔案移交單位利用有關檔案資料時，各級國家綜合檔案館應做好服務工作，併為查閲檔案提供便利條件。

(七)推進檔案信息化管理。各級土地承包管理部門和檔案保管單位要積極爭取資金，配備必要的計算機及其他相關設備，與農村土地承包經營權登記管理系統相結合，建立農村土地承包檔案信息管理平台，對農村土地承包檔案信息實行動態化管理，豐富檔案信息資源，實現更大範圍的農村土地承包檔案信息資源共享。

四、切實加強對農村土地承包檔案管理工作的領導

加強農村土地承包檔案管理，是貫徹落實黨的農村基本政策的基礎工作，是確保現有土地承包關係穩定並長久不變的重要工作。各級農村土地承包管理部門和檔案行政管理部門要高度重視，切實加強組織領導，保證檔案管理必需的人員、經費和設施條件，為農村土地承包檔案管理工作順利開展提供有力保障。

(一)強化檔案意識。各級農村土地承包管理部門要牢固樹立檔案管理意識，高度重視農村土地承包工作中文件材料的形成和歸檔，從源頭上有效防止歸檔工作的隨意性。要本着對黨和國家、對人民和事業高度負責的精神，準確把握新形勢下農村土地承包檔案管理面臨的新特點、新要求，抓緊研究制定相關業務規範和標準，建立健全分級負責、層層落實的土地承包檔案管理工作制度。

(二)加強管理指導。各級農村土地承包管理部門要紮實地做好本級土地承包檔案管理工作，建立檔案工作領導人負責制和檔案管理人員責任制，配備業務素質高、工作責任心強的人員負責檔案管理，健全各項工作制度。要按照確保現有土地承包關係穩定並長久不變的要求，結合開展延包後續完善、土地承包經營權登記試點、土地承包經營權流轉服務等活動，開展現有土地承包檔案材料清理檢查工作。未立卷的要儘快立卷，缺損、殘破的要儘快修補，遺失、損毀的要儘快採取措施補救。要加強對下級單位的監督指導，派出專業人員指導基層建檔工作，組織開展多種形式的培訓活動，提高土地承包檔案管理人員的業務技能和水平。各級檔案行政主管部門要積極主動為土地承包檔案管理工作提供業務諮詢和技術服務，支持和幫助土地承包檔案管理人員提高業務素質。

(三)加強監督檢查。各級農村土地承包管理部門和檔案行政管理部門要相互配合，建立經常性的監督檢查機制。在結合日常工作進行督促檢查的同時，市、縣兩級要定期組織檢查，特別是要加大對鄉(鎮)和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對執行檔案管理法律法規不力、管理工作不到位的要限期整改;發現有檔不歸，擅自損毀、塗改、隱匿檔案的單位和個人，依法追究責任。注意發現和總結各地的典型事蹟和先進經驗，通過多種形式，加大宣傳和交流。對檔案管理和保護作出突出貢獻的單位和個人，要及時予以表揚和獎勵。

各地可根據以上意見，結合本地實際，制訂農村土地承包檔案管理辦法。

二0一0年九月二十日