合同歸檔管理制度的主要內容？

合同歸檔管理制度是管理一家公司的必須制度之一。但是許多新晉人士對此卻不依為然，沒有看到該制度的重要性。良好的合同文檔管理制度可以有效的管理公司合同。以下，本站通過本文講述合同歸檔管理制度的主要內容以及合同歸檔管理制度對公司的重要性。

一、合同歸檔管理制度的主要內容

1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閲合同文檔，確因工作需要須借出查閲，須經分公司、部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理組辦理相關借閲手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

7、合同文檔必須專人負責管理。

二、合同歸檔管理制度的必要性

1、增強合同風險防範意識

在項目管理中，沒有風險的合同是絕對沒有的。過去，企業在合同談判和簽訂中，由於合同風險防範意識不強，而對合同條款分析、審核不嚴，掉入一些合同陷阱，給企業造成了難以挽回的損失。為此，必須增強合同風險防範意識。

2、增強全員合同管理意識

在施工過程中，只有加強合同管理，增強全員的合同管理意識，才會成功和達到預期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強合同管理：

①
要使合同成為保護企業利益的有利武器，就必須簽訂一份成功的合同。否則，無論與施工企業、監理工程師的相互關係處理得怎樣融洽，無論要求多麼合情合理，只要是合同條款未明確規定的，都會遭到相關方的拒絕。

②　強化合同管理，建立以合同管理為核心的管理機制，理順各方關係，形成有機運行體系。在項目施工中，注重強化合同管理意識，認真研究、理解、運用合同條款，收集和整理各種施工原始資料及數據，做好索賠工作。

③
注重項目實施階段合同的交底。合同是當事人正確履行義務、保護自身合法利益的依據，因此，公司、項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內容，並對合同條款有一個統一的理解和認識，以避免不了解或對合同理解不一致帶來工作上的失誤。

3、增強合同履約過程控制意識

①抓好合同台賬管理工作。合同台賬管理，是合同管理中一項重要工作。搞好合同台賬管理，既是合同履行的依據，又是合同履行的記錄，對合同管理的實施和評價有着十分重要的意義。

②抓好履約檢查環節。履約檢查，是事前或事中發現問題和疏漏的唯一辦法。只有在合同履約過程中定期檢查，才能及時發現問題，制訂防範風險的對策，從而將風險損失程度降到最小，將收益做得最大。為此，合同管理人員必須經常深入現場對合同履約和管理情況進行鍼對性的檢查，通過檢查反映出合同履約中的一般性問題，顯示出妨礙合同履行的重大問題，以及產生爭議或出現糾紛的現象或隱患等，提出解決的辦法或提出解決的請求，通過整改使合同順利履約得到落實。

③ 抓好甲供合同的管理

4、提高合同管理人員的素質

一切管理工作的實施是以人為本的，工程合同管理沒有合同管理人員和全員的參與、主動配合就無從談起，合同管理人員能動性的發揮和素質的高低極大地制約着合同管理的績效。

以上就合同歸檔管理制度的主要內容以及合同歸檔管理制度的必要性做了簡要解釋。當然，擁有完善的合同歸檔管理制度的優勢還不僅僅如此。可以使得工作效率倍增。如果對合同歸檔管理制度還有其他疑問，更多相關問題您可以諮詢本站洛陽律師。