郵電部公文處理實施細則(試行)

郵電部公文處理實施細則(試行)

為使郵電部的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國務院辦公廳１９９３年１１月２１日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》，結合郵電部實際情況，制定本實施細則。

頒佈單位：信息產業部(含郵電部)(已撤銷)

文       號：暫無信息

頒佈時間：1994-10-07

實施時間：1994-11-01

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 為使郵電部的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國務院辦公廳1993年11月21日發佈的《國家行政機關公文處理辦法》，結合郵電部實際情況，制定本實施細則。

第二條 郵電部的公文(包括電報，下同)，是郵電部在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書;是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發佈部門規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 部辦公廳是公文處理的管理機構，主管部機關並負責指導各省、自治區、直轄市郵電管理局及部直屬單位的公文處理工作。

第四條 部辦公廳設立文祕部門，各司局應當配備專職文祕人員負責公文處理工作。文祕人員應當忠於職守，廉潔正派，具備公文處理等有關專業知識。

第五條 部機關要發揚深入實際、聯繫羣眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重效用。

第六條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由文祕部門或文祕人員統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬。

第七條 郵電部的公文處理工作，應貫徹“黨政分開”的原則。

第八條 在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家祕密安全。

第二章 公文種類

第九條 郵電部公文種類主要包括：

(一)命令(令)

適用於依照有關法律規定發佈全國通信行政規章;宣佈施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。

(二)決定

適用於對重要事項或者重大行動做出安排。

(三)指示

適用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。

(四)公告、通告

“公告”適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

“通告”適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

(五)通知

適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發佈業務規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用幹部。

(六)通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

(七)報告

適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。

(八)請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

(九)批覆

適用於答覆下級機關請示事項。

(十)函

適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題;向有關主管部門請求批准等。

(十一)會議紀要

適用於記載和傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由發文機關、祕密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。

(一)發文機關應當標明全稱或者規範化簡稱;聯合行文，主辦機關應當排列在前。

發文機關名稱用大字套紅居中標印在公文首頁上端，上報的公文，標印在公文首頁中上位置。除“部發文”、“廳發文”和“部聯合發文”在發文機關後面加“文件”二字外，其他發文機關後面一律不加“文件”二字。

(二)祕密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“祕密”和保密期限，“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號和去向。

祕密等級和保密期限按國家保密工作部門規定位置標印，序號標印在公文首頁右上角。

(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”，標印在公文首頁左上角的祕密等級下方位置。

緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

(四)發文字號，包括機關代字、年份、序號。郵電部文件按“郵部”、“部函”、“廳發”編代字，郵電部司局發文由各司局負責編代字。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

發文字號一般標印在發文機關名稱以下、橫線之上的居中位置。函件的發文字號標印在橫線的右下方、標題之上。其中年份用公元全稱，並用方括號括入，年份及序號均使用阿拉伯數碼。

(五)上報的公文，應當在首頁註明簽發人姓名。聯合上報或經會簽上報的公文，應同時註明相關部門簽發人姓名。

簽發人姓名與發文字號平行標印在橫線之上，發文字號居左，簽發人姓名居右，兩者之間應有適當間距。聯合上報的公文，簽發人姓名的排列與發文機關排列相一致。

(六)公文標題，應當先寫介詞“關於”，再準確簡要地概括公文的主要內容，最後準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

批轉、轉發公文，標題應避免使用重複用語和相同的公文種類。標題字數一般以不超過40字為宜。

標題標印在橫線以下，主送機關之上，居中排列;人名、地名、詞組不能分隔成二行;三行標題一般按長、短、短的順序排列。

(七)公文應標明主送機關全稱或規範化簡稱。兩個以上的主送機關，一般按系統先外後內、先大後小的順序排列。省一級行政區的排列，一律標註“各省、自治區、直轄市”。有些不便在主送欄內標明主送機關的公文，應將主送機關標註在公文末頁。

主送機關的標印位置在正文之上，靠左側頂格排列。

(八)正文是公文的主題部分，用來表達公文的內容。

正文應標印在主送機關之下的位置，每一段落的首行開始一律空二個漢字，回行時頂格排列。

(九)公文如有附件，應當在正文之下、成文時間之上註明附件名稱;附件為兩個以上的，還應標明順序號。

附件一般應與主件裝訂在一起。如不能裝訂在一起，應在附件首頁左上角註明主件發文字號。

(十)公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章，其排列順序與發文機關相一致。

印章要端正蓋在成文日期上方，上不壓正文，下壓成文日期年、月、日。

(十一)成文時間，以領導人簽發的日期為準;聯合行文和會籤文，以最後簽發機關領導人的簽發日期為準。電報，以發出日期為準。

成文時間在正文以下的偏右位置，應使用漢字完整標印年月日。如正文結束後，成文時間需另加一頁時，應在該頁的左上方標印“(此頁無正文)”。

(十二)附註為選擇項目，主要用於標註在公文中不便標註的事項。如：需要解釋的名詞術語或公文的傳達使用方法等。

附註應標印在成文日期左下方、主題詞之上的位置，附註內容應用括號括入。

(十三)公文應當標註主題詞;上報的文件，應當按照上級機關的要求標註主題詞。

主題詞標印在抄送機關之上，“主題詞”應頂格，每個詞組之間空一個漢字位置，中間無標點符號。

(十四)公文如有抄送機關，應標註機關的全稱或規範化簡稱。單位名稱的排列順序按系統先外後內、先大後小，最後標註部內單位名稱，並在前面註明“部內：”。

抄送機關標印在主題詞之下的位置，用兩條等寬的平行線作為界線;界線下將“抄送”頂格排列，二字之間空一個漢字;機關名稱移行時與上一行機關名稱對齊排列;標印部內單位名稱時，應另行。

(十五)公文的印發機關和時間位於公文末頁的頁碼上端。郵電部文件的印發機關一律標印“郵電部辦公廳”，印發時間應標印打字時間。標印時印發機關名稱居左，印發時間居右，行首和行尾均應頂格排列。該項目上下用兩條等寬平行線作為界限。

(十六)公文標印字體字號的選用

1.發文機關名稱一般使用黑變體字或老初號宋體字;聯合行文使用小初號宋體字。

2.公文大標題使用二號宋體字，小標題使用三號宋體字。

3.祕密等級、緩急時限或其它重點字句使用三號黑體字;主題詞使用三號宋體字。

4.一般公文正文、發文字號、主送、抄送機關、附件名稱、成文時間、附註、印發機關和時間等，上報文使用三號仿宋體字;下發文使用三號或四號仿宋體字。

(十七)公文文字從左至右橫寫、橫排。

第十一條 公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章 行文規則

第十二條 向國務院的請示、報告，同國務院各部委和省、自治區、直轄市人民政府協商的重要問題，向郵電單位下達的重要事項，以郵電部名義行文。

第十三條 經國務院批准，被列為行政編制的郵電部12個職能司(廳)和郵政總局、電信總局發文，根據文件內容及發文權限規定，經部領導或辦公廳主任籤批，可用“部發文”(部文、部函、廳發文)形式向上條所述單位行文;也可在本單位職權範圍內，以“司局發文”形式向國務院各部委的業務部門和各省、自治區、直轄市人民政府有關部門行文;還可根據部授權，向各省、自治區、直轄市郵電管理局和下一級郵電單位行文。

屬於監察部、審計署通知駐部監察局、駐部審計局的文件，一般由監察局、審計局自行轉發或辦理，同時抄送部內有關司局;其中關係郵電全局的較大事項，經請示部領導同意後，可用“部文”下達。

除上述單位外，其他單位一律不得自行向各省、自治區、直轄市郵電管理局行文。

離退休幹部局、機關事務局發文，可根據職權規定，以“司局發文”或部辦事機構名義向業務對口單位和本局下屬單位行文。

第十四條 部及部內各司局向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關及有關部委的主管部門。

第十五條 部內各司局之間或相關單位之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，部有權責令糾正或撤銷。

第十六條 部與國務院各部委，省、自治區、直轄市人民政府可以聯合行文;部內各司局與國務院各部委的業務部門及下一級郵電單位可以聯合行文;部及部內各司局與同級黨組織、軍隊機關及其部門可以聯合行文，與同級人民團體、社會團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。

聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

部內各司局不得聯合行文，除特殊需要外，一般也不互相行文。各司局向部領導的請示、司局之間需商請解決有關問題，應使用“簽報”或“簡函”。

第十七條 部向國務院有關部委商請解決的重要問題，應以部名義行文報送國務院有關歸口部委處理。需要報國務院審批的，由歸口部委提出意見或聯合行文上報國務院。

第十八條 “請示”一般不得越級。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

第十九條 “請示”和“報告”要分開。“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。

第二十條 “報告”中不得夾帶請示事項。

第二十一條 受雙重領導的機關主送郵電部的請示，應由郵電部負責答覆。郵電部向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第二十二條 部及部內各司局，不得對各級黨組織行文。

第二十三條 經批准在《郵電部公報》上印發的公文以及遠程傳輸的文件、傳真文件、複印件，可視為正式文件依照執行。傳真文件除特殊情況外，不另行文。第五章 公文辦理

第二十四條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷燬等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、封發、立卷、歸檔、銷燬等程序。

第二十五條 部收文範圍及職責的劃分：

(一)中共中央、國務院、中央軍委文件，郵電部黨組收文，機要電報以及發給本部的“絕密”文件，由辦公廳祕書處機要室統一簽收、開拆、登記、分發、擬辦、催辦。其中內容重要的，要及時呈部長或主管副部長閲批;一般的由辦公廳主任、副主任閲批。

(二)發給本部“機密”級以下的文件、電報、簡報，由辦公廳文書處文電室統一簽收、開拆、登記、分發、催辦。一般性文件由文電室及時提出擬辦意見，逕送有關單位辦理。內容重要的文件，應轉呈辦公廳主任、副主任批辦;涉及重大問題，應呈部長或分管副部長閲批後交有關單位辦理。

(三)發給郵電部和部長、副部長的外文函電，由外事司統一歸口翻譯、處理。

(四)上級機關和有關部委及直屬單位寄給部長、副部長個人的文件，由文電室送祕書處，轉呈部領導拆閲，或由部領導指定專人開拆。為便於催辦查辦，領導人收到的公文，一般應經文電室、機要室登記後，再交有關單位辦理。

(五)各司局文祕人員對部領導批示交辦的事宜和內容重要的文件，要先送本司局領導閲批，再交承辦人員辦理。

(六)進行收文登記，應將收文時間、總順序號、來文單位、公文編號、密級、緊急程度、標題、份數、承辦單位、簽收人姓名等填寫清楚，並在公文右下角蓋收文章，以便查詢。

第二十六條 對需要答覆的公文，應蓋催辦章，並填寫公文催辦單，附於公文前面;部辦公廳文電室、機要室和各單位的文祕人員要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，相關單位應及時瞭解和反饋執行情況。

催辦公文的時限要求：

收到的特急件在公文首頁左上端加蓋“特急”章，以提醒有關人員立即閲辦，對特急件應隨到隨辦;對急件應在三天內或按來文要求的時限辦復;一般公文需辦復的，應在一週內最遲不超過十五天辦復，需要研究而不能馬上答覆的，也要及時書面或口頭簡要回復。

部辦公廳每月定期向部內各司局通報公文催辦情況。

第二十七條 承辦單位收到公文後，應按時限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。對確不屬於本單位職權範圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文祕部門並説明理由。

第二十八條 凡涉及部內其他司局或有關單位的問題，主辦單位要與有關單位協商、會籤。協商意見不一致，要如實反映。

會籤公文，先經主辦單位處(室)及司局領導核籤，再交相關單位會籤。會簽單位司局領導應簽署明確意見。

會簽單位如須修改原件內容，應及時向主辦單位提出，協商解決，或另紙表明意見，不要直接在原件上圈、改、塗、劃。

會籤公文如系急件或重要密件，主辦單位人員應直接送請有關單位籤辦。

第二十九條 屬於本部職權範圍的事項，由本部自行發文。須經國務院審批的事項，經國務院同意後，也可以由本部發文，文中註明經國務院同意。重大問題必須報請國務院批轉的，由主辦單位代擬批轉稿，經部長審核簽署後以部名義上報。

第三十條 草擬公文應當做到：

(一)符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，並加以説明。

(二)情況確實，觀點明確，邏輯嚴謹，條理清楚，語句通順，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

(四)結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”。

(五)必須使用國家法定計量單位。

(六)用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。

(七)公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。在一件公文中，同一類數字的使用前後應一致。

(八)草擬文稿首頁，要按“發文稿紙”格式準確填寫。草擬電報稿，要用規範的“發電稿紙”，除確有必要外一般不寫抄送單位，文字力求簡短。

第三十一條 司局發文的文稿須經主管處長核籤，各司局綜合處或辦公室審核;以郵電部名義發文的文稿，由主辦單位領導核籤後送辦公廳祕書處審核。審核的重點是：

(一)是否需要行文。

(二)是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定。

(三)提出的要求和措施是否明確、具體，切實可行。

(四)是否與有關單位協商、會籤，意見是否一致。

(五)文字表述、文種使用、公文格式、祕密等級、緊急程度等是否符合本實施細則的有關規定。

(六)主送、抄送機關是否適當，單位名稱、人名、地名、數字、引文是否準確，附件是否遺漏。

第三十二條 上報郵電部的公文，如不符合本實施細則第十八條、第十九條、第二十八條和第三十條第一項的規定，文祕部門可退回呈報單位。

部內各司局草擬的公文稿若不符合本實施細則規定，且問題突出或需作較大修改的，辦公廳文祕部門應退請擬稿單位修改。

第三十三條 部公文制發的形式主要有五種：《郵電部文件》、《中華人民共和國郵電部函》、《郵電部辦公廳文件》、《郵電部司局發文》、《中華人民共和國郵電部任免通知》等。

第三十四條 五種公文適用範圍的劃分及簽發權限

(一)《郵電部文件》

下列《郵電部文件》，經部領導研究後，由分管副部長簽署意見，送部長簽發：

1.關於貫徹黨中央、國務院重大決定的部署和措施，向黨中央、國務院的請示、報告;

2.需同省、自治區、直轄市政府和國務院各部委協商的重大事項及同上述單位的聯合發文;

3.關於全國通信行業發展戰略和方針政策，郵電通信發展長遠規劃與年度計劃的上報和下達;

4.關於通信管理體制改革總體規劃及相關配套改革措施的上報和下達;

5.關於全國郵電工作的部署和檢查，對郵電經營決策的重大調整與改革;

6.關於報請審批的郵電法規草案，通信行業行政規章，通信發展技術政策，國家公用通信網技術體制，重大科研項目的推廣應用及開辦新業務的上報和下達;

7.關於郵電資費的調整和改革;

8.關於郵電財務制度、工資、勞保福利的全面調整和重大改革;

9.關於郵電重大投資項目、重大對外合資合作項目及重大科研項目的上報和下達;

10.代表國家參加國際通信組織，簽訂政府間的郵電協定，處理政府間有關通信事宜及重要外事活動的上報和下達;

11.關於司局級單位的機構設置和撤併。

下列《郵電部文件》，由分管副部長簽發;其中涉及其他副部長分管的工作，須經相關副部長審核;涉及重大問題，送部長核批：

1.向國務院辦公廳、國家計委、國家經貿委、國家科委、國家教委等有關部委和省、自治區、直轄市政府發出的一般性業務工作範圍的公文;

2.關於各項計劃任務在執行過程中形成的重要公文;

3.關於郵電通信、生產、經營、外事、基建、科研、教育等方面的重要公文;

4.關於綜合性規章制度的發佈，以及以部名義進行的科技成果鑑定及設備技術標準等方面的公文;

5.各司局根據部領導交辦而須以部名義發出的公文。

下列《郵電部文件》，由辦公廳主任簽發：

1.轉發國務院文件;

2.會議通過並授權代簽的公文;

3.按照部“三定”方案規定，屬於各司局職責範圍內決定的問題，但須以部名義發出的公文;

4.經部領導批准由主管司局擬辦的公文。

(二)《中華人民共和國郵電部函》(以下簡稱部函)

“部函”，主要用於對郵電部門以外的單位行文，即雖屬各司局職責範圍內能決定的業務問題，但必須以部的名義發出的公文。

“部函”由辦公廳主任簽發，其中內容重要的經主管副部長核批。

(三)《郵電部辦公廳文件》

《郵電部辦公廳文件》系《郵電部文件》的輔助形式，按部文對待。由辦公廳主任簽發，蓋辦公廳印。

1.轉發國務院各部委的重要文件;

2.部領導交辦的重要事項;

3.屬於主辦司局職責範圍的業務問題，因涉及其他單位，不宜以司局文發出的綜合性文件;

4.批轉或印發綜合性材料;

5.印發全國郵電管理局長會議通知等。

(四)《郵電部司局發文》

《郵電部司局發文》由司局領導簽發，內容為：

1.轉發國務院有關部委的一般業務性公文;

2.與各部委或省、自治區、直轄市政府所屬有關部門聯繫日常工作的公文;

3.屬於具體執行部定計劃或任務而發出的一般公文;

4.各司局召開的專業會議通知等方面的公文;

5.屬於郵電內部專業性的處理程序、操作規程、維護制度、工程質量監督等方面的公文;

6.以司局名義進行的通信業務資格審查、通信設備質量認證和監督檢查、科技成果鑑定與轉化、審計、監察等方面的公文;

7.屬於各司局職責範圍內的業務方面的公文。

(五)《中華人民共和國郵電部任免通知》

部管司局級以上行政幹部的任免、離休、退休，經部長簽發後，發《中華人民共和國郵電部任免通知》。

第三十五條 審批公文，主批人應當簽署明確意見，並署姓名和審批時間。其他審批人圈閲，則視為同意。

第三十六條 文稿一經簽發，即為定稿，未經簽發人准許，不得擅自修改原意。

第三十七條 草擬、修改和籤批公文應在文稿裝訂線內書寫，並要求一律使用鋼筆或毛筆。公文稿要卷面整潔，字跡清晰。修改較亂的要清稿。

第三十八條 部文印室繕印公文，應按輕重緩急安排，保證質量和時限要求，做到格式規範、墨色均勻、文字清晰、裝訂整齊、份數準確。校對應認真細緻，準確無誤，如發現原稿不妥之處，應及時與擬稿人商洽。校對應使用專業校對符號。繕印公文應在文稿首頁註明打字、校對者姓名。

第三十九條 國務院、國務院辦公廳及國家各部委印發的祕密公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，經部領導或辦公廳主任批准可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，不得密電明覆、明電密電混用。

第四十條 公文的登記、封發應及時準確。做到當日文件當日封發，不得積壓延誤。

(一)部發文由部文電室登記、封發，各司局發文由各司局文祕人員登記、裝封后交文電室發出。

(二)公文在封發前須將公文編號、標題、分發去向登記清楚。

(三)凡屬“祕密”以上的機要件，文祕人員應交文電室機要通信員簽收，嚴防丟失、損毀和失泄密。

(四)對上報黨中央、國務院、黨和國家領導人及相關部委的特急件，文電室收到後，應立即派專人投送。

特急件的確認，應以司局長以上領導簽字為準。

第四十一條 傳遞祕密公文必須採取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸祕密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

第六章 公文管理

第四十二條 公文運轉、交接的各個環節，必須建立登記、簽收、註銷等制度，並定期清理。

第四十三條 各級領導參加會議帶回的文件，應開列清單，及時交文祕部門登記處理。

第四十四條 送領導傳閲的公文，應及時送閲。領導人閲批的公文退回後，文祕人員應即行清點並查閲有無領導批示，以防遺失和誤事。

第四十五條 各種公文、資料要妥善保管，如發生丟失，應認真查找。對丟失文件者要追究責任，嚴肅處理。工作人員調離機關時，必須清退其保留的全部公文。

第四十六條 祕密公文的收發、登記、保管應指定專人負責，並建立嚴格的管理制度。

第七章 公文立卷、歸檔和銷燬

第四十七條 公文辦理完畢後，承辦人員應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理好，送交文祕人員立卷。電報隨同文件一起立卷。

第四十八條 公文歸檔，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便於保管和利用。

第四十九條 本部與外單位聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存複製件。部內司局間聯合辦理的公文，收文原件、發文定稿、正本及有關材料由主辦單位立卷歸案，其他單位保存正本。

第五十條 遠程傳輸的公文應同寄發的正式公文一併立卷、歸檔;傳真文件如需歸檔，應另行復印，以便保存。

第五十一條 公文複製件作為正式文件使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十二條 案卷應當確定保管期限，按照規定於次年6月份前向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

第五十三條 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷燬。銷燬祕密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。銷燬絕密級公文，應有機要人員監銷。

第八章 印章使用與管理

第五十四條 印章使用手續

(一)公文用印，憑簽發人簽名為據。

(二)用郵電部印章，經部領導或辦公廳主任批准。

(三)用部領導人名章，由本人批准;部和機關上報財會例行報表和申請經費須用郵電部印章和部領導人名章，由主管該項工作的司局領導批准。

(四)用廳、司、局印章，由廳、司、局領導批准;用處(室)印章，由處(室)領導批准。

第五十五條 用郵電部印章和廳、司、局印章均應填寫用印單，並按審批權限辦理手續。

第五十六條 各類印章應指定專人保管、使用。

使用印模繕印公文，印章管理人員應到現場監印，帶有印章的廢棄頁，由管理人員監督銷燬。

第九章 附則

第五十七條 行政規章方面的公文，部將另行制訂處理辦法。外事方面的公文，按外交部制定的辦法執行。

第五十八條 本實施細則由郵電部辦公廳負責解釋。

第五十九條 本實施細則自1994年11月1日起試行，其他有關郵電部公文處理的規定，凡與本實施細則不一致的，以本實施細則為準。