司法部關於司法行政檔案工作暫行規定

司法部關於司法行政檔案工作暫行規定

司法部關於司法行政檔案工作暫行規定中涉及了各級司法行政單位要建立檔案機構。檔案工作要由一名領導分管，辦公室主任或副主任具體負責、檔案管理人員應定期對檔案保管狀況進行全面檢查，發現問題及時向領導報告，並採取有效措施，保護檔案的完整和安全。調動工作時應認真核查檔案，辦理交接手續等具體內容，詳細規定如下。

頒佈單位：司法部

文       號：暫無信息

頒佈時間：1993-04-16

實施時間：1993-04-16

時 效  性：現行有效

效力級別：部門規章

第一章 總則

第一條 為了加強司法行政系統的檔案工作，使之有效地為司法行政工作和社會主義建設事業服務，根據《檔案法》等有關規定，制定本規定。 第二條 司法行政檔案是指在司法行政工作中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。司法行政檔案分為文書檔案，專業檔案(勞改罪犯和勞教人員檔案、公證檔案、律師業務檔案、鄉鎮法律服務業務檔案;財會檔案、科技檔案、教學檔案、新聞書稿檔案、基建檔案等)和聲像檔案。 第三條 司法行政檔案是國家檔案的組成部分，是司法行政系統的寶貴財富，屬黨和國家所有，由各單位檔案部門集中統一管理，任何單位和個人不得據為己有。 第四條 檔案工作是一項專門業務，是司法行政建設和各單位業務工作的組成部分，是維護司法行政系統歷史真實面貌的重要工作。各級司法行政單位要加強對檔案工作的領導。

第二章 檔案機構、人員及職責

第五條 各級司法行政單位要建立檔案機構。檔案工作要由一名領導分管，辦公室主任或副主任具體負責。 第六條 各省、自治區、直轄市司法廳(局)設立檔案科(室)，地(市)、縣司法局設立檔案室，並配備相應的檔案人員。 各省、自治區、直轄市勞改局、勞教局(處)，處級勞改、勞教單位均應設立檔案科(室)，配備相應的檔案人員。 各公證處和律師事務所設立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。 部屬各政法院校應遵照《普通高等學校檔案管理辦法》(1989年國家教委第六號令)的有關規定，設置檔案機構，配備檔案人員。 司法部各直屬單位應設立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。 第七條 各級司法行政單位的檔案工作受同級和上級司法行政機關檔案管理部門的指導和監督，業務上受同級地方檔案行政管理部門的指導和監督。 第八條 檔案人員應政治可靠，熱愛檔案事業，忠於職守，具有高中以上文化水平和一定的檔案專業知識。檔案管理隊伍應保持相對穩定。 第九條 各級司法行政單位檔案部門的主要職責是：貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策;建立健全本單位及所屬單位的檔案工作規章制度;負責本單位檔案的集中統一管理和鑑定、銷燬、移交工作;積極開展檔案資料的開發利用工作;對本單位文書和業務部門的立卷歸檔工作進行指導;對所屬單位及系統的檔案工作進行監督、指導，並對檔案管理人員進行業務培訓。

第三章 檔案的接收和整理

第十條 司法行政單位要建立、健全本單位所有的各門類檔案的立卷歸檔制度。凡本單位工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像，均由文書部門或業務部門進行整頓、立卷並按期向檔案管理部門歸檔。 第十一條 檔案管理人員必須按照《檔案法》的規定及時接收案卷。接收時應嚴格按照各類檔案立卷歸檔辦法的要求，檢查案卷質量，對符合要求的予以接收，辦理檔案移交手續。 第十二條 對接收的檔案，按照門類和載體的不同，制定分類方案，各門類檔案分類應保持前後一致，不能隨意變動。分類後按案卷排列順序編制卷號，填寫案卷目錄和檔案收進登記表。 接收的檔案，在封面右上角蓋“歸檔”章，密卷在封面左上角蓋密級章(解密、降密後隨時更改)。

第四章 檔案的保管

第十三條 各單位要根據保存檔案資料的數量，設置相應的檔案專用庫房和框架，對本單位各門類檔案實行集中統一管理，並逐步做到辦公室、閲卷室、庫房三室分開。 第十四條 檔案庫房要堅固實用，符合防火、防盜、防潮、防高温、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。室內要保持清潔、通風，不得存放與檔案無關的物品。 第十五條 各單位根據規定和實際情況。購置檔案裝具、温濕度計、去濕機、空調機、吸塵器、複印機、收錄機、電子計算機等設備，逐步採用先進技術，提高檔案管理水平。 第十六條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、照片、底片等聲像檔案，應單獨妥善存放保管，防止磁化和損壞，並根據保管期限定期複製。 第十七條 檔案管理人員應繪製案卷存放示意圖。 第十八條 檔案管理人員應定期對檔案保管狀況進行全面檢查，發現問題及時向領導報告，並採取有效措施，保護檔案的完整和安全。調動工作時應認真核查檔案，辦理交接手續。 第十九條 各單位要建立全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷説明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷燬清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

第五章 檔案的利用和統計

第二十條 各單位檔案部門要嚴格遵守檔案借閲制度。借閲檔案時，必須嚴格履行審批和登記手續，並限定借閲期限。 第二十一條 檔案管理人員要熟悉本單位各類檔案的主要內容和存放位置，查找檔案要做到準確迅速。 第二十二條 加強檔案的編研工作，積極開發利用。除編制必要的檢索工具外，要認真編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、文件彙集及各種參考資料。積極主動地開展檔案的利用工作，並及時編寫檔案利用效果實例彙編，最大限度地發揮檔案的社會效益。 第二十三條 利用檔案的單位和人員，要確保檔案的安全，嚴禁遺失、拆散、剪裁、勾畫、塗改、批註和轉借，未經批准不得隨意複製。 第二十四條 保管與利用檔案，應嚴格執行保密規定，任何人不得利用工作之便泄露黨和國家祕密。 第二十五條 檔案管理部門應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時進行統計，並按規定向檔案行政管理機關報送檔案工作基本情況統計表。

第六章 檔案的鑑定、銷燬和移交

第二十六條 各單位檔案機構要定期對超過保管期限的檔案進行鑑定，確定檔案的存毀。鑑定檔案應指定專人負責，主管領導審核。具體鑑定工作由檔案管理人員和有關部門的業務、技術人員共同進行。經鑑定，對仍有保存價值的案卷，提高保管期限。對確無保存價值的檔案進行登記造冊，連同鑑定報告一併報主管領導審批，經書面批准後銷燬。 第二十七條 被批准銷燬的勞改罪犯和勞教人員檔案應將出監(所)鑑定表、釋放證明書存根及解教鑑定表、解教證明書存根各留一份，按年代整理立卷。被批准銷燬的公證檔案，應將公證書留存一份，按年度、類別整理立卷。以上留存的兩類檔案連同銷燬報告、批件及銷燬清冊一起劃為永久卷保管。其它門類檔案被批准銷燬後，將銷燬報告、批件及銷燬清冊一併立卷，永久保存。 第二十八條 銷燬檔案時，應由檔案管理部門和形成專業檔案的部門共同派員監銷，監銷人要在銷燬前對銷燬檔案認真進行清點核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章。 第二十九條 各省(市、區)司法行政單位列為永久和長期保管的檔案，按照國家檔案局的規定，應按時向同級地方檔案館移交。列為永久保存的勞改罪犯檔案，在刑滿後五十年向地方檔案移交。

第七章 附則

第三十條 司法行政系統各門類檔案管理工作分別執行下列各種規定： 勞改罪犯檔案和勞教人員檔案執行《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規定》;公證檔案執行《公證文件立卷歸檔和管理辦法》;律師業務檔案執行《律師業務檔案管理辦法》;鄉鎮、城市街道法律服務所的業務檔案執行《鄉鎮法律服務所業務檔案管理辦法》和《律師業務檔案管理辦法》;部屬院校檔案執行《普通高等學校檔案管理辦法》(1989年國家教委第六號令);文書檔案、財會檔案、基建檔案、科技檔案、審計檔案、書稿檔案、新聞宣傳檔案等執行國家檔案局的有關規定。 第三十一條 根據國家檔案局1987年1號文件《關於印發財政部“國家預算收支科目”中列入一般行政事業單位檔案設備購置費通知》的精神，各單位檔案工作所需經費，列入專項經費開支。 第三十二條 根據《檔案法》的有關規定，對檔案人員實施獎懲。 第三十三條 各單位可根據本規定，制定檔案工作的具體管理細則。 第三十四條 本規定自1993年4月16日起施行。